Chậm trễ nhập khẩu vào Úc hiếm khi đến từ một nguyên nhân duy nhất. Một lô hàng có thể bị kẹt vì invoice của nhà cung cấp sai, packing list thiếu, thiếu chứng nhận xử lý, câu hỏi từ hải quan, GST chưa chuẩn bị, lịch tàu thay đổi, cảng ùn tắc hoặc kho nhận hàng chưa sẵn sàng.
Đối với nhà nhập khẩu, mục tiêu không phải là tìm một “thời gian chậm trễ tiêu chuẩn” cho mọi lô hàng. Thời gian phụ thuộc vào loại hàng, xuất xứ, mùa vụ, tuyến vận chuyển, hãng tàu, kiểm tra của cơ quan quản lý và sự sẵn sàng của người nhận. Cách thực tế hơn là loại bỏ nguyên nhân có thể tránh trước khi hàng đi và dành buffer cho rủi ro bên ngoài.
Vì sao chậm trễ xảy ra
Quy trình nhập khẩu gồm vận tải quốc tế, chứng từ carrier, Import Declaration, thuế và GST, kiểm tra của Australian Border Force, đánh giá biosecurity của Department of Agriculture, Fisheries and Forestry, xử lý tại terminal hoặc depot, rồi giao hàng nội địa. Nếu một bước thiếu dữ liệu, các bước sau có thể dừng lại.
Nhiều vấn đề bắt đầu từ purchase order. Incoterms, nước xuất xứ, bao bì, mô tả sản phẩm, trách nhiệm chứng từ và điều kiện dỡ hàng tại Úc cần rõ ngay từ đầu. Nếu không, sự mơ hồ sẽ thành câu hỏi clearance, chỉ đạo của DAFF, phí lưu kho hoặc lỗi giao hàng.
Chứng từ và lỗi nhà cung cấp
Chứng từ là nhóm rủi ro có thể kiểm soát tốt nhất. Commercial invoice, packing list, bill of lading hoặc air waybill, bằng chứng xuất xứ, chứng nhận xử lý và giấy phép cần khớp nhau. Nhà cung cấp đôi khi lập invoice để nhận thanh toán, nhưng thiếu thông tin cần cho nhập khẩu vào Úc.
Tránh mô tả chung chung như “parts”, “samples” hoặc “accessories”. Mô tả tốt nên nêu sản phẩm là gì, vật liệu, công dụng, xuất xứ, cách đóng gói, số lượng, carton hoặc pallet và trọng lượng. Điều này hỗ trợ phân loại thuế, đánh giá biosecurity và kế hoạch giao hàng.
Trước khi booking, hãy yêu cầu bản nháp invoice và packing list. TwayS có thể giúp đối chiếu dữ liệu với nhà cung cấp, customs broker, carrier và kế hoạch giao hàng trước khi hàng rời nơi xuất phát.
Hải quan, GST và thanh toán
Chậm trễ hải quan thường xảy ra khi trị giá, phân loại thuế, xuất xứ, giấy phép hoặc tình trạng hàng bị hạn chế chưa rõ. ABF cho biết nhiều lô hàng thương mại trên AUD1,000 cần Import Declaration. Tùy trường hợp, thuế nhập khẩu, GST và phí xử lý có thể áp dụng.
Thanh toán cũng có thể giữ hàng. Ngay cả khi hải quan và biosecurity đã sẵn sàng, hàng vẫn có thể chưa được lấy nếu thuế, GST, phí terminal, dư nợ freight hoặc chi phí khác chưa thanh toán. Nhà nhập khẩu nên ước tính landed cost trước khi xếp hàng và xác nhận ai trả khoản nào.
Biosecurity và BICON
Biosecurity là rủi ro lớn tại Úc. Thực phẩm, gỗ, sản phẩm thực vật hoặc động vật, máy móc đã qua sử dụng, bao bì gỗ, nguy cơ dính đất và biện pháp theo mùa có thể kích hoạt rà soát DAFF. BICON giúp kiểm tra hàng có được nhập không và có cần import permit, treatment, chứng nhận hoặc inspection không.
Việc này nên làm trước khi gửi hàng. Nếu giấy phép phải được duyệt trước khi đến hoặc treatment phải thực hiện tại nơi xuất phát, phát hiện muộn có thể dẫn đến kiểm tra, xử lý, tái xuất hoặc tiêu hủy. Với hàng chịu quản lý hoặc theo mùa, kiểm tra sớm rẻ hơn rất nhiều so với sửa sau khi đến.
Cảng, kho và giao hàng cuối
Không phải mọi chậm trễ đều do chứng từ. Lịch tàu, transhipment, thời tiết, ùn tắc cảng, thiếu thiết bị và vận hành terminal có thể thay đổi ETA. Nhà nhập khẩu không kiểm soát được thời điểm tàu cập bến, nhưng có thể booking sớm, tránh cam kết quá gấp và giữ safety stock cho sản phẩm quan trọng.
Sau khi release, giao hàng vẫn có thể lỗi. Nguyên nhân thường gặp là sai địa chỉ, chưa có booking kho, người nhận đóng cửa, không có forklift, hạn chế xe tải hoặc chưa thống nhất trả container rỗng. Với kho Sydney hoặc 3PL, hãy xác nhận khung giờ, cách dỡ hàng, người liên hệ và quy trình xử lý ngoại lệ.
TwayS hỗ trợ như thế nào
Freight forwarder không thể thay thế quyết định của ABF, DAFF, hãng tàu hoặc terminal. Giá trị nằm ở điều phối. TwayS hỗ trợ nhà nhập khẩu chuẩn bị chứng từ, trao đổi với nhà cung cấp, booking, phối hợp customs broker, luồng biosecurity, quy trình bonded khi phù hợp, kho Sydney, 3PL và giao hàng nội địa.
Thông tin được rà soát càng sớm thì lựa chọn xử lý càng nhiều. Thời điểm tốt nhất để sửa chứng từ, xin giấy phép hoặc điều chỉnh giao hàng là trước khi nhà cung cấp xếp hàng.
