Đưa hàng hóa vào Úc không chỉ là công việc vận chuyển. Trước khi hàng có thể được giải phóng, Australian Border Force, Department of Agriculture, Fisheries and Forestry, và đôi khi các cơ quan quản lý khác, cần đủ thông tin để nhận diện hàng hóa, đánh giá thuế nhập khẩu và GST, quản lý rủi ro an toàn sinh học, đồng thời xác nhận rằng mọi giấy phép hoặc hạn chế đã được xử lý.
Hướng dẫn này giải thích các chứng từ mà nhà nhập khẩu tại Úc thường cần cho thủ tục thông quan. Đây chỉ là thông tin chung, không phải tư vấn pháp lý, môi giới hải quan, thuế hay an toàn sinh học. Yêu cầu có thể thay đổi, và bộ chứng từ đúng phụ thuộc vào sản phẩm, xuất xứ, giá trị, phương thức vận chuyển và điều kiện nhập khẩu.
Vì sao chứng từ quan trọng
Thông quan dựa trên bằng chứng. Một customs broker hoặc nhà nhập khẩu không thể khai báo hàng hóa chính xác nếu invoice mơ hồ, quốc gia xuất xứ không rõ, chi tiết đóng gói không khớp với bill of lading, hoặc thiếu chứng từ an toàn sinh học.
Đối với hàng hóa nhập vào để tiêu thụ nội địa có giá trị trên AUD1,000, Import Declaration thường được yêu cầu. Tờ khai này bao gồm các chi tiết như thông tin nhà nhập khẩu, chi tiết vận chuyển, mô tả hàng hóa, phân loại thuế quan và trị giá hải quan (Australian Border Force [ABF], 2024a). ABF cũng nêu rằng sau khi nộp Import Declaration, nhà nhập khẩu phải lưu giữ tất cả chứng từ liên quan trong năm năm (ABF, 2024a).
Trong thực tế, chậm trễ thường xảy ra trước cả khi hàng đến điểm giữ tại biên giới. Thiếu giấy phép, invoice không rõ, thông tin thuế quan sai, chứng thư xử lý không đầy đủ hoặc yêu cầu ưu đãi theo Free Trade Agreement không có bằng chứng hỗ trợ có thể tạo ra vấn đề thông quan tốn kém để xử lý sau khi hàng đến.
Hóa đơn thương mại
Hóa đơn thương mại thường là chứng từ nhà cung cấp quan trọng nhất cho thông quan. Chứng từ này cần xác định rõ người bán, người mua, số invoice, ngày invoice, mô tả hàng hóa, số lượng, đơn giá, tổng giá, tiền tệ, Incoterms, quốc gia xuất xứ hoặc sản xuất, và bất kỳ khoản cước hoặc bảo hiểm liên quan nào.
ABF sử dụng chứng từ thương mại như invoice để hỗ trợ xử lý tờ khai nhập khẩu, đặc biệt khi tờ khai được nộp trực tiếp hoặc cần bằng chứng hỗ trợ (ABF, 2024a). Invoice cũng giúp xác định trị giá hải quan, GST và cách xử lý thuế nhập khẩu. Những mô tả mơ hồ như “parts”, “samples”, “accessories” hoặc “merchandise” có rủi ro vì có thể không hỗ trợ phân loại thuế quan hoặc đánh giá an toàn sinh học chính xác.
Đối với hàng hóa chịu yêu cầu về an toàn sinh học hoặc thực phẩm nhập khẩu, invoice cũng có thể cần liên kết rõ ràng với các chứng từ khác. Các yêu cầu chứng từ tối thiểu của DAFF tập trung vào mối liên kết rõ ràng theo từng lô hàng và xác nhận phù hợp khi chứng từ được dùng cho đánh giá an toàn sinh học hoặc thực phẩm nhập khẩu (Department of Agriculture, Fisheries and Forestry [DAFF], 2025e).
Packing list
Packing list giải thích hàng hóa được đóng gói vật lý như thế nào. Chứng từ này thường thể hiện số carton, số pallet, số container, trọng lượng gross và net, kích thước, số kiện, ký mã hiệu và số hiệu, cùng số lượng sản phẩm theo từng kiện.
Packing list giúp customs broker, freight forwarder, kho, depot kiểm dịch và cán bộ kiểm tra liên kết hóa đơn thương mại với hàng hóa thực tế đã gửi. Đối với nhập khẩu thực phẩm, DAFF lưu ý rằng nhận diện dòng hàng và thông tin mã lô có thể xuất hiện trên chứng từ thương mại như invoice, packing list hoặc bills of lading, miễn là mối liên kết rõ ràng (DAFF, 2024a).
Packing list không phải lúc nào cũng bắt buộc như một chứng từ độc lập, nhưng với hàng biển và hàng không thương mại, đây là chứng từ thông quan thực tế và thường rất cần cho việc rút hàng, kiểm tra và lập kế hoạch giao hàng.
Bill of lading hoặc air waybill
Đối với vận tải biển, chứng từ vận tải chính là bill of lading. Đối với vận tải hàng không, đó là air waybill. Các chứng từ này xác định carrier, shipper, consignee, nơi xuất phát, điểm đến, chi tiết tàu hoặc chuyến bay, số container, số kiện và số tham chiếu vận tải.
ABF liệt kê bill of lading hoặc air waybill trong nhóm chứng từ cần có khi nộp trực tiếp một số tờ khai nhập khẩu (ABF, 2024a). Các chứng từ vận tải này cũng quan trọng vì chúng liên kết báo cáo hàng hóa thực tế với tờ khai hải quan.
Đối với một số biện pháp an toàn sinh học, ngày vận chuyển rất quan trọng. Ví dụ, các biện pháp theo mùa của DAFF đối với Brown marmorated stink bug dùng ngày shipped-on-board trên ocean bill of lading để xác định liệu biện pháp theo mùa có áp dụng hay không (DAFF, 2026). Điều đó khiến chứng từ vận tải chính xác không chỉ là chi tiết hành chính.
Tờ khai nhập khẩu
Import Declaration là khai báo hải quan chính thức cho nhiều lô nhập khẩu thương mại. Đối với hàng hóa có tổng giá trị trên AUD1,000 được thông quan để tiêu thụ nội địa, Import Declaration, thường được gọi là N10, thường được yêu cầu (ABF, 2024a). Hàng hóa có giá trị bằng hoặc dưới AUD1,000 có thể được thông quan qua Self-Assessed Clearance cho hàng không hoặc hàng biển, mặc dù vẫn có ngoại lệ, bao gồm trường hợp liên quan đến giấy phép hoặc một số chuyển tuyến an toàn sinh học (ABF, 2024a).
Tờ khai này thường không do nhà cung cấp nước ngoài cung cấp. Nó được nộp bởi nhà nhập khẩu hoặc bởi licensed customs broker đại diện cho nhà nhập khẩu. ABF nêu rằng chỉ chủ hàng hoặc licensed customs broker mới có thể nộp tờ khai nhập khẩu để đưa hàng vào tiêu thụ nội địa (ABF, 2024b).
Import Declaration phụ thuộc vào thông tin chính xác từ mọi chứng từ hỗ trợ: invoice, packing list, chứng từ vận tải, bằng chứng xuất xứ, giấy phép, chứng thư xử lý và chứng từ an toàn sinh học.
Chứng nhận xuất xứ hoặc khai báo xuất xứ
Chứng nhận xuất xứ không bắt buộc cho mọi lô hàng. Chứng từ này trở nên quan trọng khi nhà nhập khẩu yêu cầu mức thuế ưu đãi theo Free Trade Agreement, hoặc khi một điều kiện nhập khẩu cụ thể yêu cầu bằng chứng xuất xứ.
Hướng dẫn FTA của ABF giải thích rằng mỗi hiệp định có quy tắc xuất xứ và yêu cầu riêng để được hưởng mức thuế ưu đãi (ABF, 2025c). Một số FTA yêu cầu nhà nhập khẩu giữ Certificate of Origin để yêu cầu mức ưu đãi (ABF, 2023). Trong các trường hợp khác, khai báo xuất xứ hoặc khai báo của nhà sản xuất có thể được chấp nhận, tùy thuộc vào hiệp định và hàng hóa.
Nhà nhập khẩu không nên mặc định rằng tuyên bố của nhà cung cấp là đủ. Hướng dẫn của ABF về quy tắc xuất xứ ưu đãi nêu rằng nhà nhập khẩu phải thực hiện sự cẩn trọng hợp lý trước khi yêu cầu mức ưu đãi và có thể cần cung cấp bằng chứng nếu được yêu cầu (ABF, 2025b).
Khai báo đóng gói
Khai báo đóng gói liên quan nhiều nhất đến container đường biển và đánh giá an toàn sinh học. Chứng từ này thường do nhà xuất khẩu, nhà cung cấp hoặc đơn vị đóng gói phát hành và xác nhận các nội dung như loại vật liệu đóng gói được dùng, có rơm hoặc vật liệu bị cấm hay không, có sử dụng bao bì gỗ hay không, và container có sạch hay không.
DAFF giải thích rằng khai báo đóng gói được phát hành bởi đơn vị đã đóng gói hoặc quan sát việc đóng gói hàng hóa, và được dùng để xác thực vật liệu đóng gói và độ sạch (DAFF, 2025c). DAFF cũng khuyến nghị nhà nhập khẩu cung cấp khai báo đóng gói chính xác và chi tiết, lưu ý rằng nếu không làm vậy có thể dẫn đến chậm trễ kiểm tra và chi phí (DAFF, 2025a).
Chứng thư hun trùng hoặc xử lý
Chứng thư xử lý là chứng từ có điều kiện. Chúng có thể cần cho bao bì gỗ, vật chèn lót, sản phẩm thực vật, hàng đã qua sử dụng, biện pháp dịch hại theo mùa hoặc điều kiện BICON riêng theo mặt hàng.
Ví dụ, bao bì gỗ và vật chèn lót có thể cần xử lý được phê duyệt và bằng chứng xử lý (DAFF, 2025a). BICON là hệ thống chính thức để kiểm tra liệu một mặt hàng có cần chứng từ hỗ trợ, xử lý hoặc giấy phép nhập khẩu hay không (DAFF, 2025d). Theo các biện pháp BMSB theo mùa, một số hàng mục tiêu rủi ro cao phải xử lý bắt buộc, và chứng thư xử lý từ nhà cung cấp chưa được phê duyệt hoặc bị đình chỉ có thể không được chấp nhận (DAFF, 2026).
Không nên sắp xếp hun trùng hoặc xử lý nhiệt một cách tùy tiện. Chứng thư phải khớp với yêu cầu áp dụng của DAFF, BICON hoặc biện pháp theo mùa.
Giấy phép, giấy chứng nhận và chứng từ riêng theo sản phẩm
Một số hàng hóa cần được cho phép trước khi nhập khẩu. ABF giải thích rằng một số hàng hóa bị cấm hoặc hạn chế trừ khi có sự cho phép bằng văn bản hoặc đáp ứng các điều kiện khác (ABF, 2026b). DAFF cũng nêu rằng một số mặt hàng cần giấy phép nhập khẩu an toàn sinh học và, khi giấy phép được yêu cầu, giấy phép thường phải được cấp trước khi hàng đến Úc (DAFF, 2025b).
Chứng từ riêng theo sản phẩm có thể bao gồm chứng nhận kiểm dịch thực vật, chứng nhận sức khỏe thú y, khai báo của nhà sản xuất, báo cáo phòng thí nghiệm, bảng thành phần, danh sách mã lô thực phẩm, chứng thư xử lý, giấy phép hóa chất, phê duyệt nhập khẩu xe hoặc phê duyệt của cơ quan quản lý khác.
Đây là chỗ nhiều nhà nhập khẩu bị vướng. Câu hỏi đúng không phải là “Checklist tiêu chuẩn là gì?” mà là “Sản phẩm chính xác này từ xuất xứ chính xác này cần gì theo quy định hiện hành của Úc?”
Chứng từ liên quan đến an toàn sinh học
Chứng từ an toàn sinh học nên được kiểm tra trước khi gửi hàng. BICON có thể cho biết hàng hóa có được phép hay không, điều kiện nhập khẩu nào áp dụng, có cần chứng từ hỗ trợ hay không, có cần xử lý hay không, và có cần giấy phép nhập khẩu hay không (DAFF, 2025d).
Đối với thực phẩm nhập khẩu, Imported Food Inspection Scheme của DAFF có thể yêu cầu nhận diện dòng hàng rõ ràng, thông tin mã lô và chứng từ chỉ định phòng thí nghiệm cho các lô hàng được chuyển kiểm tra (DAFF, 2024a). Đối với hàng biển container, khai báo đóng gói, khai báo độ sạch và bằng chứng xử lý có thể quan trọng.
GST, thuế nhập khẩu và phí nhập khẩu
Chứng từ hải quan cũng hỗ trợ tính thuế và thuế nhập khẩu. ABF nêu rằng GST thường phải nộp cho taxable importations ở mức 10% của giá trị taxable importation, bao gồm trị giá hải quan, thuế hải quan, vận chuyển quốc tế và bảo hiểm, cùng wine equalisation tax nếu áp dụng (ABF, 2025a). Thuế nhập khẩu phụ thuộc vào phân loại thuế quan, trị giá hải quan, xuất xứ, ưu đãi và bất kỳ Free Trade Agreement nào áp dụng.
ABF cũng áp dụng import processing charges khi tờ khai được lập, và biosecurity cost recovery charges có thể áp dụng (ABF, 2025e). Nhà nhập khẩu nên xác nhận các khoản phí hiện hành trước khi gửi hàng vì phí có thể thay đổi.
Lỗi thường gặp và cách broker hỗ trợ
Các lỗi chứng từ thường gặp bao gồm invoice mơ hồ, trọng lượng hoặc số container không khớp, thiếu khai báo đóng gói, yêu cầu xuất xứ không có chứng cứ, ABN sai, thiếu giấy phép, thay đổi chứng từ không được xác nhận và chứng thư xử lý không đáp ứng yêu cầu DAFF.
Freight forwarder giúp điều phối chứng từ nhà cung cấp, chứng từ carrier, chi tiết vận chuyển và kế hoạch giao hàng. Licensed customs broker giúp phân loại hàng hóa, chuẩn bị Import Declaration, tính thuế nhập khẩu và GST, rà soát giấy phép và phản hồi câu hỏi từ ABF hoặc DAFF. Đối với nhà nhập khẩu lần đầu hoặc không thường xuyên, ABF khuyến khích sử dụng licensed customs broker (ABF, 2024a).
Với doanh nghiệp nhập khẩu qua Sydney, Melbourne, Brisbane, Fremantle hoặc các cửa ngõ khác của Úc, thời điểm tốt nhất để sửa chứng từ là trước khi hàng rời nơi xuất xứ.
